概述
本文主要說(shuō)明實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的采購(gòu)流程。一般如下：
QC申請(qǐng)---QC前期調(diào)研----QC市場(chǎng)調(diào)研-----QC確定初步意向-----采購(gòu)談價(jià)格----訂立合同-----QC再次確認(rèn)-----采購(gòu)實(shí)施-----安裝調(diào)試----投入運(yùn)行。
使用部門提出申請(qǐng)——業(yè)務(wù)部門審核——有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——采購(gòu)部門采購(gòu)、簽合同——儀器購(gòu)買回來(lái)由使用部門和業(yè)務(wù)部門派人驗(yàn)收，投入運(yùn)行。
所以使用部門作用很重要：
第一，要根據(jù)實(shí)際需要列好詳細(xì)的儀器參數(shù)、建議廠家、型號(hào)。
第二，要盡量說(shuō)服審核部門和領(lǐng)導(dǎo)同意給預(yù)算。
第三，驗(yàn)收時(shí)候要根據(jù)實(shí)際需要認(rèn)真驗(yàn)收，有問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)早日解決。
一、采購(gòu)的第一步，確定你需要采購(gòu)儀器的計(jì)劃和配置
采購(gòu)計(jì)劃相當(dāng)于采購(gòu)申請(qǐng)，各個(gè)企業(yè)都有不同的采購(gòu)采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃。
現(xiàn)在大家更多的是討論色譜的采購(gòu)實(shí)施，那么你們的色譜有年度計(jì)劃、月計(jì)劃還是臨時(shí)采購(gòu)？如何編制你的采購(gòu)計(jì)劃呢？是否有采購(gòu)回來(lái)閑置的現(xiàn)象呢？
如果是是生產(chǎn)企業(yè)，相對(duì)來(lái)說(shuō)基本是臨時(shí)采購(gòu)為主，根據(jù)生產(chǎn)需要，除非有新的項(xiàng)目實(shí)施，才有可能提前2-3個(gè)月申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，這也是預(yù)計(jì)實(shí)驗(yàn)分析儀器不夠用的情況下進(jìn)行申報(bào)。所以一般不會(huì)出現(xiàn)閑置的現(xiàn)象。
目前市場(chǎng)上類似的儀器很多，型號(hào)相同的儀器也很多，如果僅僅根據(jù)型號(hào)來(lái)購(gòu)買儀器很可能買回來(lái)的不是你所需要的。
如果儀器配置不能確定，那可能要消耗你很長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)尋求你所需要的儀器。比如需要采購(gòu)氣相色譜儀GC，首先你要確定儀器的檢測(cè)器類型、毛細(xì)柱還是填充柱、單通道還是雙通道、國(guó)產(chǎn)還是進(jìn)口等，這樣你才能進(jìn)行下一步。
這一步中你需要抓住的重點(diǎn)是你所采購(gòu)的儀器一定要是你所需要了，不然買回來(lái)因?yàn)槟硞�(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題而不能正常使用那就是浪費(fèi)。
有時(shí)單位其他部門因?yàn)椴少?gòu)申請(qǐng)的儀器配置寫的不明確，導(dǎo)致采購(gòu)部門采購(gòu)回來(lái)的儀器不能正常安裝和使用，最后因此而被處罰，所以確定儀器的配置是基礎(chǔ)。
二、采購(gòu)第二步，市場(chǎng)調(diào)研
市場(chǎng)調(diào)研是根據(jù)你確定的儀器配置來(lái)進(jìn)行有選擇地尋找供應(yīng)商，讓供應(yīng)商提出初步的報(bào)價(jià)。在所有的供應(yīng)商中選擇與你的要求比較接近的幾家進(jìn)行詳細(xì)的洽談，最后到供應(yīng)商那兒進(jìn)行實(shí)地考察。
這里要考慮儀器重要性，如果是一般儀器覺(jué)得沒(méi)必要也可以不去，比如采購(gòu)烘箱、超聲波清洗器等。但如果是大型儀器實(shí)地考察就很有必要了。
注意這兒的供應(yīng)商包含了生產(chǎn)廠家和經(jīng)銷商，所以這里面要考慮到售后服務(wù)的問(wèn)題，要明確售后服務(wù)到底有誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)。
實(shí)地考察一方面驗(yàn)證儀器是不是你需要的，這可以通過(guò)檢測(cè)樣品來(lái)確定。另一方面檢查供應(yīng)商的資質(zhì)和能力，一般供應(yīng)商在電話里都說(shuō)自己的能力怎么強(qiáng)，具體怎樣還是眼見(jiàn)為實(shí)。
另外，調(diào)研也就是尋求報(bào)價(jià)的過(guò)程。首先要確定想購(gòu)買儀器的配置，只有讓廠家或供應(yīng)商掌握你的準(zhǔn)確配置，才能給你提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)，有助于我們?cè)谕粋�(gè)水平上比較。在對(duì)配置進(jìn)行要求時(shí)，不僅要考慮到現(xiàn)在，也要兼顧今后的檢驗(yàn)要求，特別是儀器的輔助設(shè)備，比如柱溫箱、柱塞清洗設(shè)備。柱溫箱甚至可以另外配置國(guó)產(chǎn)的，價(jià)格相差很多，但從外觀和質(zhì)量上考慮，還是選擇同一廠家的，盡量減少產(chǎn)生分析誤差的因素。
在這一步中的重點(diǎn)是尋找有實(shí)力的供應(yīng)商和進(jìn)行價(jià)格洽談，具體內(nèi)容包括三個(gè)：一是看儀器質(zhì)量，二看資質(zhì)，三談價(jià)格，所以市場(chǎng)調(diào)研是關(guān)鍵。
三、采購(gòu)第三步，儀器定型，簽訂合同
到此你應(yīng)該對(duì)所采購(gòu)儀器心里有了九成的把握了。用戶如果看中一款儀器，打算要采購(gòu)這款儀器時(shí)，技術(shù)參數(shù)自然就會(huì)偏向這家。在主要技術(shù)指標(biāo)滿足基本測(cè)試需求的情況下，其它一些參數(shù)按照考察好的儀器制定即可。一般指標(biāo)傾向不要太明顯，否則價(jià)格下不來(lái)。再者，對(duì)其他供應(yīng)商有排斥性，打消人家的積極性也不好�？梢葬槍�(duì)調(diào)研的結(jié)果作出大眾化的技術(shù)參數(shù)，再?gòu)闹袃?yōu)選，這樣價(jià)格也可以下浮，附加的像售后服務(wù)等也會(huì)作為供應(yīng)商的籌碼來(lái)提升服務(wù)。
簽訂合同一般是采購(gòu)部門的事，與使用部門顯得關(guān)系不大，但使用者有建議權(quán)。
這一步還要注意考慮到質(zhì)保金的問(wèn)題。
四、采購(gòu)第四步，產(chǎn)品安裝、驗(yàn)收
在收到儀器后，先不要急著拆包裝箱，首先檢查外包裝是否存在破損、拆封過(guò)的痕跡，一旦發(fā)現(xiàn)有此類現(xiàn)象一定要拍照留證據(jù)，并在第一時(shí)間內(nèi)通知內(nèi)通知廠家，有可能的話書面通知廠家。
如果是貴重儀器，一般由廠家上門安裝調(diào)試，因此一定不要打開(kāi)包裝箱，以免發(fā)生后續(xù)問(wèn)題。
如果是普通儀器比如干燥箱之類，在得到廠家許可的情況下，由單位的倉(cāng)庫(kù)人員陪同，共同開(kāi)箱驗(yàn)收，及時(shí)拍照，檢查儀器是否能正常使用，如果影響使用及時(shí)更換。
這里注意一定要保留證據(jù)，并及時(shí)與廠家溝通，最好以書面形式并得到廠家的授權(quán)后方可拆箱、安裝。貴重儀器一般都會(huì)用廠家上門安裝，自己只管對(duì)安裝好的儀器進(jìn)行驗(yàn)收即可。
根據(jù)合同的約定進(jìn)行驗(yàn)收，最終目的是既好用又達(dá)到使用的目的就行。
五、采購(gòu)第五步，儀器安裝驗(yàn)收結(jié)束后就投入正常使用
這也是最后一步了，在保質(zhì)期內(nèi)大膽使用，出了問(wèn)題廠家會(huì)免費(fèi)維修，但不要魯莽操作，野蠻操作而損壞儀器，這個(gè)廠家是不保修的。
同時(shí)建立儀器檔案，將相關(guān)信息納入到檔案中，以備下次采購(gòu)時(shí)作參考和便于對(duì)儀器的日常維護(hù)。檔案的信息可以包括名稱、型號(hào)、儀器編號(hào)、廠家、廠家聯(lián)系方式、校準(zhǔn)記錄、維護(hù)記錄等。
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