概述
所謂樣品管理，主要有三個(gè)要求：
1.有樣品目錄，能夠快速檢閱到；
2.有相應(yīng)注解，能夠詳盡介紹性能及特征；
3.相近產(chǎn)品有比較，可以在同區(qū)域展示，可以讓觀察者一目了然，不至于搞錯(cuò)。
一、樣品管理的意義
1.為防止發(fā)生質(zhì)量爭(zhēng)議、混淆，提供被批準(zhǔn)生產(chǎn)品樣品，使質(zhì)量得以維持，必須進(jìn)行樣品管理。
2.對(duì)于實(shí)驗(yàn)室工作人員來(lái)說(shuō)樣品的代表性、有效性及完整性將直接影響檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確度。因此，必須對(duì)樣品的接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處置以及樣品的識(shí)別等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施有效的質(zhì)量控制。
二、樣品管理步驟及要求
樣品管理共分如下幾步：
第一步：樣品的接收
1、委托樣品接收
a)收樣員查看樣品狀況，包括：包裝、外觀、數(shù)量、型號(hào)、規(guī)格、等級(jí)等并清點(diǎn)樣品，認(rèn)真檢查樣品及其配件、資料的完整性，檢查樣品性質(zhì)與狀態(tài)是否適宜于符合要求的檢測(cè)，有些樣品還應(yīng)檢查采用的包裝或容器是否可能造成樣品特性變異，并在《見(jiàn)證取樣送樣委托單》和《樣品核查單》上登記說(shuō)明。
（特殊樣品）應(yīng)與客戶商定相關(guān)樣品準(zhǔn)備要求及試畢樣品處理方式，收樣員應(yīng)及時(shí)將樣品及其資料、流轉(zhuǎn)單傳遞到檢驗(yàn)科。
b)辦理委托手續(xù)，并遞交委托單給相應(yīng)負(fù)責(zé)人。
c)樣品傳遞到檢驗(yàn)科后，樣品管理員與檢驗(yàn)員應(yīng)進(jìn)行交接驗(yàn)收，查看樣品狀況是否與流轉(zhuǎn)單填寫(xiě)內(nèi)容相符，對(duì)以封裝方式送達(dá)的樣品，應(yīng)檢查封簽是否完整有效以及運(yùn)輸過(guò)程有無(wú)損壞。
2、抽樣樣品管理
①抽樣人隨身帶回或親自押交樣品：
a)抽樣人員到客戶指定地點(diǎn)抽樣或到生產(chǎn)企業(yè)、商業(yè)企業(yè)抽樣前應(yīng)領(lǐng)委托單或監(jiān)督抽樣單，抽樣后將委托單或監(jiān)督抽樣單第三聯(lián)給被抽檢單位，作為領(lǐng)回樣品憑證，第四聯(lián)給見(jiàn)證單位，帶回第一聯(lián)、第二聯(lián)作為抽檢及信息采集憑證。
b)抽樣人應(yīng)對(duì)樣品在運(yùn)輸途中的防護(hù)負(fù)責(zé)，保證樣品的完整性。
②被抽檢單位寄運(yùn)來(lái)的樣品由檢驗(yàn)科領(lǐng)回后，由收樣員及樣品管理員進(jìn)行驗(yàn)收登記，驗(yàn)收時(shí)應(yīng)對(duì)照抽樣單檢查樣品及封條的符合性、完整性、有效性以及運(yùn)輸過(guò)程有無(wú)損壞。必要時(shí)應(yīng)會(huì)同抽樣人員進(jìn)行驗(yàn)收。
③檢驗(yàn)科樣品管理員在接收樣品時(shí)應(yīng)記錄樣品狀態(tài)并登記入帳。
④檢驗(yàn)科在對(duì)接收的樣品是否適合于檢測(cè)有任何疑問(wèn)或?qū)蛻魴z測(cè)要求不明確或認(rèn)為樣品不符合有關(guān)規(guī)定要求，有異常情況時(shí)（包括：包裝和封簽），檢驗(yàn)科應(yīng)與客戶聯(lián)系，取得近一步說(shuō)明及需要認(rèn)可后再進(jìn)行檢測(cè)。
第二步：樣品的識(shí)別
①樣品識(shí)別包括：不同樣品需要區(qū)分識(shí)別及樣品不同試驗(yàn)狀態(tài)的識(shí)別；
②樣品區(qū)分識(shí)別號(hào)可貼在樣品上或貼（寫(xiě)）在樣品袋（器皿）上。識(shí)別號(hào)為報(bào)告編號(hào)，由收樣員統(tǒng)一編排；
③樣品所處的試驗(yàn)狀態(tài)，統(tǒng)一放置在“檢驗(yàn)完畢”標(biāo)識(shí)區(qū)；
④樣品在不同的試驗(yàn)狀態(tài)，或樣品的接收、流轉(zhuǎn)、貯存處置等階段，應(yīng)根據(jù)樣品的不同特點(diǎn)和不同要求，如，樣品的物理狀態(tài)、樣品的備樣要求（如，分樣與混樣）、復(fù)檢樣要求、樣品形狀大小、樣品制備、樣品的包裝狀態(tài)（如，裸狀樣品、器皿盛裝樣品）和其他有特殊要求的樣品，根據(jù)檢測(cè)活動(dòng)的具體情況，做好標(biāo)識(shí)的轉(zhuǎn)移工作，以保持清晰的樣品識(shí)別號(hào)，保證各檢驗(yàn)科內(nèi)樣品編號(hào)方式的唯一性和必要時(shí)可追溯；
⑤各檢驗(yàn)科應(yīng)根據(jù)專業(yè)要求對(duì)樣品標(biāo)識(shí)轉(zhuǎn)移方式和如何保證樣品識(shí)別的唯一性和有效性做出明確規(guī)定；
第三步：樣品流轉(zhuǎn)
①樣品按檢驗(yàn)工作流程圖流轉(zhuǎn)，在樣品登記委托單上交接簽署時(shí)，應(yīng)核查樣品狀況。
②收樣員接收的所有委托送樣樣品應(yīng)在樣品或其包裝上貼上“報(bào)告序號(hào)”標(biāo)簽、同時(shí)附有的樣品流轉(zhuǎn)單上應(yīng)填寫(xiě)樣品識(shí)別號(hào)（報(bào)告編號(hào)），由樣品管理員在樣品流轉(zhuǎn)單簽字、樣品傳遞到檢驗(yàn)科時(shí)由檢驗(yàn)人員在樣品流轉(zhuǎn)單上簽收認(rèn)可。
③抽樣樣品送達(dá)后由收樣員及樣品管理員對(duì)樣品貼上“報(bào)告編號(hào)”標(biāo)簽。
④抽樣樣品、送檢樣品傳遞或送達(dá)后均由樣品管理員按樣品登記表的內(nèi)容統(tǒng)一登帳，待檢樣品應(yīng)分類堆放整齊。
⑤樣品傳遞時(shí)，樣品（報(bào)告）編號(hào)不得改變。
⑥樣品在制備、測(cè)試、傳遞過(guò)程中應(yīng)加以防護(hù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)樣品使用說(shuō)明，避免受到非檢驗(yàn)性損壞并防止丟失。樣品中遇意外損壞或丟失，應(yīng)在原始記錄中說(shuō)明并向負(fù)責(zé)人報(bào)告，必要時(shí)應(yīng)立即與客戶聯(lián)系。
⑦檢驗(yàn)人員在樣品試驗(yàn)后，應(yīng)交樣品管理員入樣品庫(kù)保管，包括有分析意義的已失效或損壞的試驗(yàn)樣品。樣品管理員應(yīng)把試驗(yàn)樣品統(tǒng)一放置在有“檢驗(yàn)完畢”標(biāo)識(shí)的區(qū)域。
第四步：樣品的貯存
①檢驗(yàn)科應(yīng)有專門化且適宜的樣品貯存場(chǎng)所，配備樣品間及樣品柜(架)。樣品間由樣品管理員專人負(fù)責(zé)，限制出入。樣品應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清楚，做到帳物一致。樣品貯存環(huán)境應(yīng)安全、無(wú)腐蝕、清潔干燥且通風(fēng)良好。
②對(duì)要求在特定環(huán)境條件下貯存的樣品，應(yīng)嚴(yán)格控制環(huán)境條件，環(huán)境條件應(yīng)定期加以記錄。
③樣品管理員負(fù)責(zé)保管樣品的完好性、完整性。應(yīng)在文件中按樣品性質(zhì)和其專業(yè)要求的不同對(duì)保管條件作出規(guī)定。
第五步：樣品的處置
①試驗(yàn)樣品留樣期不得少于報(bào)告申訴期，留樣期一般不超過(guò)60天，特殊樣品根據(jù)要求另行商定；
②試驗(yàn)樣品處置，根據(jù)與客戶簽訂的有關(guān)協(xié)議書(shū)要求，分以下幾種處理方式；
a)客戶要求領(lǐng)回樣品（包括客戶委托處理樣品）；
b)客戶不要求領(lǐng)回，但有利用價(jià)值的樣品；
c)報(bào)廢、報(bào)損的樣品；
d)會(huì)造成公害，必須監(jiān)護(hù)處理的樣品；
e)客戶要求領(lǐng)回的樣品，在留樣期滿后，樣品管理員應(yīng)通知客戶及時(shí)領(lǐng)回�？蛻纛I(lǐng)回樣品時(shí)，領(lǐng)樣人員需帶單位價(jià)紹信或抽樣單（第三聯(lián)）（未交檢驗(yàn)費(fèi)的暫時(shí)不退還樣品），由樣品管理員辦理退樣手續(xù)�？蛻艋蚬訂挝恍杼崆埃ㄔ诹魳悠趦�(nèi)）領(lǐng)回樣品時(shí)，應(yīng)簽注“對(duì)本檢驗(yàn)報(bào)告無(wú)異議”之后，方可由樣品管理員辦理退樣手續(xù)；
f)留樣期已過(guò)的客戶委托處理樣品，各檢驗(yàn)科應(yīng)按與客戶簽訂的委托檢驗(yàn)協(xié)議書(shū)要求處理，處理結(jié)果應(yīng)以書(shū)面形式通知客戶，取得客戶認(rèn)可；
g)留樣期已過(guò)的客戶不要求領(lǐng)回的有利用價(jià)值的樣品（包括部分報(bào)損樣品），樣品管理員應(yīng)分類填寫(xiě)樣品處理申請(qǐng)表，說(shuō)明處理方式，由科長(zhǎng)審核，報(bào)主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行處理。必須監(jiān)護(hù)處理的樣品，科樣品管理員必須按規(guī)定辦法監(jiān)護(hù)處理；
h)客戶暫不領(lǐng)回的已過(guò)留樣期的樣品，各檢驗(yàn)科應(yīng)分類造冊(cè)，移交檢測(cè)管理室統(tǒng)一處理；
第六步：室外檢測(cè)樣品的管理
對(duì)于根據(jù)檢測(cè)工作需要在實(shí)驗(yàn)室外檢測(cè)的樣品，各檢驗(yàn)室應(yīng)有保護(hù)樣品完整性的措施，做好樣品的標(biāo)識(shí)，保證試畢樣品在合適的地點(diǎn)存放，根據(jù)本科專業(yè)要求做好實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)樣品的管理工作。
第七步：樣品的保密與安全
a)本實(shí)驗(yàn)室嚴(yán)格按與客戶簽訂的協(xié)議或有關(guān)規(guī)定進(jìn)行樣品的檢測(cè)、貯存和處置，嚴(yán)格執(zhí)行《保密程序》，對(duì)客戶的樣品、附件及有關(guān)信息負(fù)保密責(zé)任。留樣期內(nèi)的樣品不得以任何理由挪作他用。
b)要求擔(dān)保的樣品，應(yīng)根據(jù)客戶的特殊要求作出相應(yīng)安排，包括樣品接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處置及附件資料的管理，采取安全防護(hù)措施，保護(hù)樣品的完好性和機(jī)密性。
三、實(shí)驗(yàn)室樣品管理的記錄
共需要四種表或者更多：
1.《樣品登記表》
2.《樣品核查表》
3.《樣品流轉(zhuǎn)單》
4.《報(bào)告發(fā)放登記表》
如果人工管理覺(jué)得耗費(fèi)精力，也可以選擇建立樣品信息管理系統(tǒng)。實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)包括從樣品收發(fā)、流轉(zhuǎn)、檢測(cè)狀況、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、檢測(cè)收費(fèi)到管理查詢等過(guò)程，其軟件能獨(dú)立完成整個(gè)系統(tǒng)的各個(gè)功能。樣品的信息管理系統(tǒng)普遍應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)及構(gòu)建相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)，可以對(duì)送檢樣品進(jìn)行規(guī)范有效的管理，取得滿意的效果。
樣品的流轉(zhuǎn)程序：樣品→驗(yàn)收→登記→標(biāo)識(shí)→存貯→檢測(cè)→留樣→處置。
（內(nèi)容來(lái)源實(shí)驗(yàn)與分析）
